Am 2. Juli 2023 ist das neue Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft getreten.

Kleineren Unternehmen zwischen 50 und 249 Beschäftigten wurde hierfür eine Umsetzungsfrist bis zum 17. Dezember 2023 eingeräumt. Ab dem 18. Dezember müssen alle Unternehmen und Organisationen ab 50 Beschäftigten sichere interne Hinweisgebersysteme installieren und betreiben. Dies galt ausdrücklich schon früher für öffentliche Beschäftigungsgeber. Öffentliche Beschäftigungsgeber mit 10.000 Einwohnern oder mehr als 50 Beschäftigten sind somit bereits mit Inkrafttreten seit dem 2. Juli 2023 (einen Monat nach Verkündung des Gesetzes) zur Vorhaltung einer internen Meldestelle verpflichtet gewesen. Aber sei es drum – nach vorne schauen!

Hinweisgebeschutzgesetz gilt für alle Arten der Organisation – ausdrücklich auch für die öffentliche Hand

Die Hinweisgeberschutzpflichten sind auch für den öffentlichen Dienst ausdrücklich gesetzlich normiert. Das HinSchG verpflichtet beziehungsweise schützt ab dessen Inkrafttreten neben privaten Beschäftigungsgebern ausdrücklich auch öffentliche Beschäftigungsgeber sowie deren Beschäftigte. Verpflichtete Beschäftigungsgeber nach dem HinSchG sind auch natürliche Personen sowie juristische Person des öffentlichen Rechts und solche Beschäftigungsgeber, die im Eigentum oder unter der Kontrolle einer juristischen Person des öffentlichen Rechts stehen. Dies sind neben Behörden und Verwaltungsstellen auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene beispielsweise öffentliche Verbände, Gemeinden, kommunale Verwaltungsgesellschaften, Anstalten (bspw. Landesrundfunkanstalten) und öffentliche-rechtliche Stiftungen, die evangelische und katholische Kirche mit ihren Kirchengemeinden sowie Gerichte und sonstige Körperschaften.

Voraussetzung für die Verpflichtung nach dem HinSchG ist – wie oben bereits erwähnt – dass diese öffentlichen Beschäftigungsgeber mindestens 50 Beschäftigte beschäftigen oder 10.000 Einwohner haben. So geht es auch z.B. aus dem Entwurf des Landesgesetztes Baden-Württembergs hervor, welches mit aktuellem Umsetzungsstand hier eingesehen werden kann: https://beteiligungsportal.baden-wuerttemberg.de/de/mitmachen/lp-17/hinweisgeberschutz-auf-kommunaler-ebene

Der Betrieb einer internen Meldestelle – nicht ganz trivial

Das HinSchG verpflichtet nun die benannten Beschäftigungsgeber zur Einrichtung oder Betreibung einer internen Meldestelle, an die sich hinweisgebende Personen mit Informationen über Verstöße oder Missstände im öffentlichen Dienst wenden können. Eine solche interne Meldestelle muss nach dem durch den Bundestag verabschiedeten und vom Bundesrat abgesegneten Gesetz – nach langer Diskussion – keine anonymen Meldekanäle vorhalten. Weitere Hinweise zur datenschutzrechtlichen Umsetzung des HinSchG gibt es beim Landesdatenschutzbeauftragten Baden-Württembergs: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/faq-hinweisgeberschutzgesetz/

Was muss nun also seitens Beschäftigungsgeber getan werden, um eine interne Meldestelle einzurichten?

• Whistleblower müssen die Möglichkeit erhalten, Hinweise mündlich, schriftlich oder auf Wunsch auch persönlich abzugeben.
• Wird ein Hinweis abgegeben, muss die interne Meldestelle dies dem Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen bestätigen.
• Binnen drei Monaten muss die Meldestelle den Whistleblower über die ergriffenen Maßnahmen informieren.
• Auch anonymen Hinweisen soll nachgegangen werden.
• Zum Schutz der Whistleblower vor „Repressalien“ enthält das Gesetz eine weitgehende Beweislastumkehr: Wird ein Whistleblower im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit „benachteiligt“, wird vermutet, dass diese Benachteiligung eine Repressalie ist. Zudem kommen Schadensersatzansprüche des Whistleblowers aufgrund von Repressalien in Betracht.

Zusätzlich kann eine externe Meldestelle genutzt werden – aber will man das?

Als zweite, gleichwertige Möglichkeit zur Abgabe von Hinweisen wird beim Bundesamt für Justiz eine externe Meldestelle eingerichtet. Die Bundesländer können darüber hinaus eigene Meldestellen einrichten. Whistleblower können sich frei entscheiden, ob sie eine Meldung an die interne Meldestelle ihres Unternehmens abgeben oder die externe Meldestelle nutzen möchten.

Trotzdem ist es deutlich schöner, sich mit Hinweisen zuerst intern auseinander zu setzen… Schön ist, dass man – und das gilt auch für öffentliche Beschäftigungsgeber – auch externe Dritte mit der Einrichtung und dem Betrieb der internen Meldestelle beauftragen kann. Insbesondere die Beauftragung externer Ombudspersonen ist möglich. Die Beauftragung eines Dritten entlässt die öffentlichen Beschäftigungsgeber allerdings nicht aus der Pflicht, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen etwaigen Verstoß abzustellen. Auch für etwaig erforderliche für Folgemaßnahmen bedarf es einer Kooperation zwischen dem beauftragten Dritten und dem öffentlichen Beschäftigungsgeber oder der jeweiligen Organisationseinheit.

Die interne Meldestelle einfach an die ansprechBAR auslagern

Besonders leicht wird die Befolgung all dieser Anforderungen über die „ansprechBAR“ – dem Meldestellen-Service. Hier werden nicht nur eine online- und offline-Plattform zur Meldung gestellt, sondern auch der Prozess vollständig betreut sowie Maßnahmen vorbereitet, um den Hinweisen genugzutun – hier sind alle Pakete buchbar: www.ansprechbar.io