Was tun, wenn wir Rückmeldung des Hinweisgebers ausbleibt, um einen Fall wirklich einschätzen und bearbeiten zu können?

Praxiserfahrungen von der ansprechBAR

Wir haben an der ansprechBAR immer mal wieder die Erfahrung gemacht, dass Hinweise eingehen, diese aber so knapp gehalten werden, dass wir nur schwer etwas damit anfangen können. Dann haben wir Rückfragen und versuchen, Antworten darauf vom Hinweisgeber nachgetragen zu bekommen. Oft bleibt dann aber die Rückmeldung aus. Was nun? Eine vollständige Validierung bzw. Verfolgung der Hinweise wird dann schwierig…

Wenn Sie Rückmeldung von einem Hinweisgeber im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) für Ihre interne Meldestelle benötigen und dieser nicht auf Rückfragen der internen Meldestelle reagiert, können Sie verschiedene Schritte unternehmen, um den Fall dennoch einschätzen und bearbeiten zu können. Profitieren Sie hier von unseren Erfahrungen an der ansprechBAR:

• Erinnerung senden: Versuchen Sie, dem Hinweisgeber eine freundliche Erinnerung zu senden, in der Sie höflich um die benötigten Informationen bitten. Möglicherweise hat der Hinweisgeber die vorherige Anfrage übersehen oder vergessen.
• Alternative Kontaktmöglichkeiten anbieten: Stellen Sie alternative Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung, wie zum Beispiel eine andere E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer oder ein Online-Formular. Manchmal bevorzugen Hinweisgeber bestimmte Kommunikationswege, und eine alternative Option könnte die Wahrscheinlichkeit einer Rückmeldung erhöhen.
• Vertraulichkeit betonen: Machen Sie dem Hinweisgeber klar, dass alle Informationen vertraulich behandelt werden und dass sein Schutz nach den Bestimmungen des Hinweisgeberschutzgesetzes gewährleistet ist. Dies könnte dazu beitragen, mögliche Bedenken hinsichtlich seiner Sicherheit zu mindern.
• Fristen setzen: Setzen Sie angemessene Fristen für die Rückmeldung. Dies könnte dem Hinweisgeber klarmachen, dass seine Kooperation wichtig ist und dass Sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums auf seine Informationen angewiesen sind.
• Erweiterte Ressourcen nutzen: Falls möglich, nutzen Sie technologische Ressourcen wie sichere Online-Plattformen, um die Kommunikation zu erleichtern. Dies könnte auch dazu beitragen, die Anonymität des Hinweisgebers zu wahren.
• Rechtliche Beratung einholen: Im Zweifelsfall sollten Sie rechtlichen Rat einholen, um sicherzustellen, dass Sie im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen handeln. Ein Anwalt oder eine juristische Fachkraft kann Ihnen helfen, die besten Schritte zu unternehmen. Natürlich sind Sie bei unseren Services an der ansprechBAR dahingehend stets abgesichert – also vielleicht haben Sie Interesse, einmal zu schauen: www.ansprechbar.io
• Interne Protokolle überprüfen: Überprüfen Sie Ihre internen Protokolle und Verfahren, um sicherzustellen, dass Sie alle erforderlichen Schritte unternommen haben. Möglicherweise gibt es interne Richtlinien, die speziell für solche Situationen gelten.

Wenn trotz dieser Maßnahmen keine Rückmeldung vom Hinweisgeber erfolgt, könnte es schwierig sein, den Fall vollständig zu bearbeiten. In solchen Fällen ist es wichtig, die bisherigen Schritte und Kommunikationen sorgfältig zu dokumentieren, um nachvollziehbare Aufzeichnungen zu haben. Wenn der Fall weiterhin Bedenken hinsichtlich möglicher Verstöße oder Gefahren aufwirft, könnte es notwendig sein, mit den verfügbaren Informationen zu arbeiten und gegebenenfalls externe Ressourcen wie Rechtsberatung oder Behörden einzubeziehen

Wenn Du Hilfe brauchst, kannst Du bei uns einen Zusatzservice der Beratung buchen, der Dir im akuten Fall hilft.